Archivace dokladů (1. část - mzdy)

Společnosti zapsané v obchodním rejstříku

Právní problematiku upravuje hned několik právních předpisů, např. zákon č. 582/1991 Sb., zákon č. 563/1991 Sb., zákon č. 235/2004 Sb., zákon č. 499/2004 Sb. Pokud je doklad použit pro několik účelů, vždy je třeba sledovat ten nejpřísnější, tj. uchovávat po tu delší z předepsaných dob.

Zákon č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení upravuje archivaci dokladů souvisejících se mzdami v § 35a odst. 4. Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat:

- stejnopisy evidenčních listů vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny,

- seznam společníků a členů statutár. orgánů a dozorčích rad podle měsíců s vyznačením měsíců, za které neodvedla zákonné pojistné na sociální zabezpečení po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno,

- mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají,

- jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají apod.

pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu.